Angebots-, Rechnungs- und Datenschutzverwaltung für eine Agentur

Ausgangslage

Der Papierweg einer kleinen Agentur ist immer derselbe, und er liegt immer in verschiedenen Dateien: das Lastenheft in einem Textdokument, das Angebot in einem zweiten, die Rechnung in einem dritten. Jede Nummer wird von Hand vergeben, jede Position zweimal getippt, und ob eine Rate schon bezahlt ist, weiß nur, wer nachsieht.

Zwei Dinge daran wiegen schwerer als der Aufwand. Erstens laufen die Zahlen auseinander: Wer eine Position im Angebot ändert und die Rechnung daraus neu schreibt, hat zwei Dokumente, die sich widersprechen können, und im Zweifel ist das gegenüber dem Kunden peinlich und gegenüber dem Finanzamt schlimmer.

Zweitens der Datenschutz. Sobald man Namen, Anschriften und Rechnungen anderer Betriebe speichert, hängen daran Pflichten: ein Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten, Datenschutzhinweise, Auskunftsfähigkeit, und die Frage, wann etwas eigentlich gelöscht werden darf. Diese Unterlagen dreimal getrennt zu pflegen bedeutet, dass sie nach dem ersten Jahr nicht mehr zueinander passen.

Was gebaut wurde

Ein System, das den ganzen Weg trägt: Kunde anlegen, Projekt anlegen, Lastenheft, Angebot, Rechnung, Zahlung, Wartung.

Nummern vergibt das System. Kunden bekommen K-001, K-002, Rechnungen RE-2026-008, Anforderungen im Lastenheft A-01, B-02. Die Volltextsuche findet alles davon, auch über die Nummer.

Ein Projekt hat zwölf Stufen, von „Erstgespräch bevorstehend“ bis „Abgeschlossen“. Jede ist anklickbar, jeder Wechsel landet im Verlauf. Damit ist der Stand eines Auftrags eine Eigenschaft des Systems und nicht eine Erinnerung.

Die Dokumente bauen aufeinander auf. Das Lastenheft ist ein Formular über zwölf Kapitel. Aus ihm entsteht das Angebot mit Positionen und Zahlungsraten, aus dem Angebot die Rechnung: Positionen und Ratenplan werden übernommen, nicht abgetippt. Versendete Rechnungen sind festgeschrieben und lassen sich nicht mehr stillschweigend ändern. Die PDFs erzeugt das Programm über den Browser, der ohnehin auf dem Rechner liegt.

Der Ratenplan überwacht sich selbst. Offene und überfällige Raten stehen auf der Übersicht, nicht in einem Kalender. Ab der Abnahme läuft der Wartungsvertrag; Monatsrechnung und Monatsbericht entstehen danach von allein als Entwurf. Dazu Mahnwesen, E-Rechnung, Abschlags- und Schlussrechnung, Belege, Bank, Umsatzsteuer-Voranmeldung und Anlagenverzeichnis.

Das Datenschutzmodul ist der Teil, der am wenigsten nach CRM aussieht und am meisten Arbeit spart. Es löst einen Widerspruch, den jeder Betrieb hat, der Rechnungen schreibt: Art. 17 DSGVO verlangt zu löschen, das Steuerrecht verlangt aufzubewahren. Aufgelöst wird er über die Fristen: acht Jahre für Buchungsbelege, zehn für Bücher und Abschlüsse, sechs für Geschäftsbriefe, drei für mögliche Ansprüche, jeweils gerechnet ab Ablauf des Kalenderjahres. Das System rechnet aus, wann die Löschpflicht tatsächlich greift.

Dazwischen kennt es Zustände statt eines Alles-oder-nichts. Eingeschränkt greift sofort bei einem Löschverlangen: kein Versand, kein neues Dokument, die Daten bleiben lesbar. Anonymisiert entfernt Stammdaten, Ansprechpartner, Historie und alle PDFs, behält aber Rechnungsnummer, Datum und Betrag, also die Zahlen, die bleiben müssen. Gelöscht entfernt alles bis auf das Löschprotokoll.

Und es ist ehrlich darüber, was hinausgeht. Jeder Dienst, den das System von sich aus erreicht, steht in einer Liste: was übermittelt wird, in welches Land, auf welcher Rechtsgrundlage. Aus dieser einen Liste entstehen Auskunft, Datenschutzhinweise und Verzeichnis. Steht ein Drittland ohne Rechtsgrundlage da, warnt das Programm. Eine Übermittlung ohne Instrument ist nicht lückenhaft dokumentiert, sondern unzulässig. Und solange nicht bestätigt ist, dass ein Auftragsverarbeitungsvertrag vorliegt, druckt das erzeugte Dokument „in Vorbereitung“, statt einen Vertrag zu behaupten, den es nicht gibt.

Wo die Daten liegen

Auf dem Rechner, auf dem das Programm läuft: die Datenbank, die erzeugten PDFs nach Kundennummer sortiert, die Sicherungen und das Protokoll. Kein Cloud-Konto, keine Anmeldung. Der Server hört nur auf die eigene Maschine und weist Anfragen fremder Herkunft ab.

Eine Ausnahme gibt es, und sie steht im Programm dokumentiert: Wer ein Dokument per Mail verschickt, schickt es über einen Versanddienst hinaus. Was dabei übermittelt wird, in welches Land und auf welcher Rechtsgrundlage, steht in der Subunternehmerliste, und aus genau dieser Liste entstehen die Papiere.

Gesichert wird beim Start, wenn die letzte Sicherung älter als ein Tag ist; die vierzehn jüngsten bleiben liegen. Eine Sicherung enthält Datenbank und Dokumentenordner, auch die unterschriebenen Rückläufer, das Einzige, was sich nicht neu erzeugen lässt.

Was besser ist

Eine Position wird einmal erfasst und steht danach im Angebot, in der Rechnung und im Ratenplan. Zwei Dokumente können sich nicht mehr widersprechen, weil es nur noch eine Quelle gibt.

Der Stand eines Auftrags ist ablesbar statt erinnerbar. Nummern vergibt das System, nicht ein Mensch, der sich verzählt.

Und die Datenschutzunterlagen sind untereinander stimmig, weil sie aus derselben Liste entstehen statt dreimal getrennt gepflegt zu werden. Das ist die Sorte Arbeit, die man jahrelang aufschiebt, weil sie nichts einbringt, bis jemand fragt.

Stand

Im Einsatz seit August 2026. Durchlaufen sind bisher Lastenheft und Angebot, beide unterschrieben zurück und im System abgelegt. Die Teile für Rechnung, Mahnwesen und Buchhaltung sind gebaut und stehen bereit, wurden im Alltag aber noch nicht gebraucht. Was sie können, ist beschrieben; was sie schon geleistet haben, wäre eine andere Behauptung.